云会计软件(云ERP)

也许是时候离开你的内部财务系统了

作为尺寸, 复杂性, 组织的发展速度也在加快, 遗留软件解决方案带来的挫折可能会成倍增加. 公司通常依赖于许多不同的功能. 合并多个实体, 基于项目的会计, 实时报告, 过程定制, 自动审批, 以及与其他软件产品的集成. 在今天的快节奏, 复杂的世界, 你负担不起不断上升的成本, 功能的局限性, 手工工作, 电子表格效率低下.

是时候向前看了吗? 看看这五个迹象，看看你目前的制度是否阻碍了你.

为您的企业选择最好的ERP软件

在选择ERP系统时需要考虑很多因素. 您必须考虑您的业务单位和业务需求. 让我们经验丰富的客户战略家和认证的ERP顾问帮助您找到适合您独特业务的合适方案.

如今的财务领导者需要在管理日益增长的业务复杂性和对速度的需求之间取得平衡. 您需要关注具有多种监管框架和多种货币的多个实体.

我觉得这很复杂?

现在将频繁的变化添加到等式中. 对于今天的首席财务官来说，每月一次的财务检查已经不够了. 你需要在接到通知后立即做出决定的敏捷性. 这些决策必须基于实时的财务真相.

问题来了. 在当今复杂的商业环境中, 你的会计软件是在帮助你成长和竞争，还是在阻碍你?

这篇指南将帮助你了解是否该搬家了. 你会发现:

• 为什么大多数财务软件系统阻碍你获得良好财务信息的能力?
• 在考虑迁移到基于云的财务解决方案之前，您需要问六个关键问题.
• 为什么评估软件的过程与云解决方案不同?
• 7件事一定要写下来.

上一次大规模采用财务管理和会计软件是在20世纪80年代末, 向微软Windows系统的转变. 今天，每一个主要的金融软件包都是从这种转变中产生的. QuickBooks、Microsoft Dynamics、SAP和Oracle都出现在互联网之前.

这些系统的问题是，它们从来都不是为今天的永远在线而设计的, 实时在线, 一直工作世界. 而不是能够动态地配置您的系统, 你得付出代价, 永久的定制.

因此，您发现自己被供应商锁定所阻碍. 这种灵活性的缺乏也使您难以获得所需的报告. 你需要在正确的时间获得正确的信息.

这正是许多公司受困于过去的原因. 他们正在与老式的东西作斗争, 过时的财务管理和会计软件包.

使用这些旧系统的后果包括管理费用的螺旋式上升, 功能的局限性, 以及不必要的风险. 无法获得组织的财务和运营kpi的实时可见性是有代价的. 这是让你的竞争对手做出比你更快、更好决策的代价.

如果你正在考虑一个新的财务管理系统, 你可以做一个决定, 而且应该, 早点做. 哪种交付模型将为您的组织提供最高的ROI?

下面是一个高层次的概述，以帮助您了解三个主要选项.

本地解决方案

在这种传统模式下，您需要许可软件并在自己的服务器上运行它. 在考虑这种模式时，一定要考虑到资本和运营费用. 这些费用与部署有关, 操作, 支持, 定制, 集成, 维护, 和升级.

虽然这些成本可能很高, 对于一些大公司来说，内部部署解决方案仍然是一个可行的选择. 这些组织通常有现成的IT基础设施, 投资资本, 以及支持和维护主要软件应用程序的专业知识.

托管解决方案(单租户)

在托管环境中, 该软件实际驻留在由第三方托管提供商专家操作的远程数据中心中. 您的团队通常会使用像Citrix这样的产品通过Internet访问软件.

这种模式消除了维护硬件基础设施的责任，因此可以帮助您避免大量的前期资本支出.

但它的工作原理是在专用服务器上为您提供金融系统的唯一“实例”. 这意味着您仍将面临相同的定制成本, 升级, 集成, 支持, 和服务.

云计算解决方案(多租户)

就像谷歌一样, 亚马逊, 网上银行, 基于云的金融应用是为互联网时代打造的. 这些应用程序提供直接的, 始终访问解决方案, 通常按每个用户/每月订阅的方式付费.

它们是多租户的，这意味着您只能解锁自己的数据. 然而, you work from a shared system; a single set of resources, 应用程序基础设施, 和数据库.

没有前期费用、资本投资或长期承诺. 您不需要购买、许可或管理底层硬件、软件或网络基础设施. 您可以免费执行升级. 即使您对系统进行了大量更改, 您的自定义“滚动”以与新升级一起工作.

考虑云ERP

云为部署业务软件提供了引人注目的、无与伦比的优势, 尤其是金融应用. 使用云财务的金融服务公司通常会为其管理团队提供实时仪表板，以查看相关绩效指标.

对基于云的金融应用程序的需求持续增长, 近乎实时地访问和分析大量数据. 组织需要更快的财务系统来赢得全球业务. 他们越来越多地转向最新的SaaS和基于云的系统.

(资料来源:IDC MarketScape:全球云和SaaS ERP应收账款和应付账款应用2018 - 2019供应商评估)

虽然你的下一个财务解决方案很可能是云解决方案，但它并不一定是. 当然，这也不应该是一个基于“其他人都在做什么”的选择.“云计算适合你的财务组织吗?? 用这六个问题快速检查一下自己的直觉.

1. 我的团队需要在办公室以外的地方工作吗?

“随时随地”的可访问性是迁移到云的一个关键优势. 财务团队只需一个网络浏览器和一个互联网连接就可以远程工作.

连接. 你不需要额外的安全硬件或软件，也不需要VPN连接.

2. 我的企业是否需要在不增加员工数量或IT预算的情况下加快财务流程?

高投资回报率和快速回报是云应用程序的共同特点. 在原子核研究最近的一项研究中, 基于云的财务管理和会计实现被发现交付

3.投资回报率比本地软件高2倍.

(来源:NucleusResearch.com)

由于避免了与本地系统相关的资本投资和运营费用，因此具有相当大的财务优势. 但是，云系统还通过节省时间和提高流程效率来提高投资回报率.

因为云系统本质上是基于web的, 生活, 和实时, 它们极大地加快了关键的金融流程. 收集、合并和期间关闭等过程. 此外，现代基于云的系统提供广泛的自动化和集成功能. 您可以在很大程度上消除像手动数据输入这样的生产力破坏者, 纸质流程, 电子表格维护.

3. 我的财务系统需要与Salesforce集成吗.Com或其他应用程序?

在云领域容易集成. api和Web服务使云系统能够轻松地相互集成. 您的公司可以为业务的每个功能领域使用最好的应用程序. 这意味着不再需要从昂贵的IT资源中进行昂贵的定制编程和维护.

4. 我的经理是否希望或需要自助访问他们的相关kpi?

实时可见性是当今云系统的一个标志. 您不仅可以向传统的财务部门用户提供访问权限，还可以向整个业务中的其他涉众提供访问权限. 例如, 许多采用云金融的金融服务公司为其管理团队提供实时仪表板. 这样每个人都可以看到适用于他们部门的关键绩效指标.

员工可以访问一系列服务来查看仪表板, 批准的费用, 创建采购订单. 它们还可以为贷款人提供关键信息的实时访问, 审计人员, 注册会计师, 加强董事会成员之间的信任.

5. 我的组织是否在与低效的流程作斗争?

云计算可以帮助您提高整个公司的运营效率. 你可以简化传统的财务流程，比如合并和关闭. 但是你也可以利用互联网将公司的其他职能和流程联系起来. 举几个例子，您可以协调涉及所有涉众的采购工作流.

您可以提供连接财务和销售的360度订单到现金流程. 您还可以为部门经理创建预算指示板，帮助提高运营一致性.

云计算使公司能够避开“电子表格管理”的陷阱。. 避免像QuickBooks Online这样的单用户系统的限制，将信息困在桌面孤岛中.

6. 我们需要用更少的预算与更大的企业竞争吗?

基于云的金融系统可以让你利用世界一流的基础设施. 你的供应商将成本摊销给成千上万的客户., 他们可以维护世界一流的基础设施，并为您提供24×365操作, 连续备份, 灾难恢复, 以及超强的安全性.

这将为您提供更高水平的性能, 可靠性, 比你通常拥有的更安全. 此外，云应用程序可以立即配置，并且可以向上和向下扩展. 因此，您可以快速开始并随时进行更改.

评估解决方案

是时候为你的金融系统评估供应商了, 记住，您最终选择的是一个复杂的软件应用程序. 即使有了云计算的实施，审查供应商的基本流程也没有改变. 参考下面的基本评估清单. 然后，请继续阅读下一节，了解您应该向云供应商提出的其他问题.

收集需求

仔细定义并记录你的需求. 从公司财务和相关部门的关键用户那里获得意见和共识.

您需要与CRM系统集成吗? 与销售人员交谈. 您是否需要部署新的采购申请流程? 谈应付账款.

确定首要任务和挑战

没有一个系统能满足所有用户的所有需求. 确定哪些功能和需求最适合您的财务团队的需求.

创建RFI/RFP

随着需求的建立, 现在是时候列出你的需求了, 预期, 及建议征询书(RFP)的参数. 对所有供应商使用相同的表单将允许您对解决方案进行逐个比较.

研究你的选择

上网制定一个简短的名单，筛选竞争对手

提供，并梳理独立的研究和评论. 通过LinkedIn和Twitter等社交网络与使用你正在评估的产品的人建立联系. 有关实际用户的真实评论，请查看 Proformative, TrustRadius，和 Salesforce.com AppExchange.

演示或试用从入围名单

对用户体验的仔细评估是无可替代的. 但也要确保看到在行政层面上是如何工作的.

关注产品适配性

不要忽视这个基本事实——不管部署模型是什么, 功能卓越仍然是无可替代的. 你需要一个提供全面的金融系统, 现代组织所需要的最新特性. 例如, 许多公司发现，多实体合并和基于项目的会计也是必不可少的. 实时报告也是如此, 过程定制, 自动审批, 以及与其他软件产品的集成.

检查参考资料，评分，然后选择

一定要仔细筛选供应商参考. 确定

供应商提供快乐和成功的客户，但不要忽视在线论坛，如 Salesforce.com AppExchange，在这里，您可以访问有关供应商性能的未筛选、未过滤的反馈.

审查云供应商

当你把金融转移到云端, 你的供应商——而不是你的IT部门——将为你操作财务系统. 这个基本的区别应该会对您的评估过程产生重大影响. 这不像过去那样，你从供应商那里获得软件许可，然后就可以靠自己了.

供应商必须与您形成长期的合作伙伴关系，并继续每个月赚取您的业务. 因此，您需要确保您的供应商在运行您的系统方面比您做得更好.

在云供应商中寻找的七个属性

1. 实现成功

理想的云金融解决方案是作为云应用程序从头开始设计的，并有丰富的经验作为后盾. 确保您的供应商能够指出成功实现的经过验证的跟踪记录.

2. 运营记录

您选择的供应商不仅仅是开发和许可软件. 他们管理着经营你的企业的金融系统，这使得合作关系对你来说具有战略意义.

了解你的供应商是如何开展业务的. 你们公司的文化契合度如何? 他们追求的是什么标准? 应用程序的物理运行位置在哪里?

3. 数据所有权

确保您拥有自己的数据是明确的. 确保如果你们的关系结束，你可以获得一份你的数据副本. 您还需要一份协议，以便在您决定离开供应商时获得适当的帮助.

4. 基础设施和安全

大多数云计算供应商与精英数据中心提供商合作，后者为其产品提供骨干. 找出那些合伙人是谁.

数据中心位于哪里? 什么是业务连续性突发事件? 他们采用了什么样的安全标准?

它们能否提供有保证的、适当水平的正常运行时间? 他们如何预防、检测和修复物理和网络安全漏洞? 全面评估每个供应商的网络运营中心和技术基础设施.

5. ROI / TCO

尽管财务模式各不相同, 云计算系统的总拥有成本更低. 花时间仔细构建适当的ROI场景和时间表，以确定投资和回报期.

唯一持续的成本应该是每月的软件订阅费, 培训, 和配置. 请记住，内部部署解决方案的软件许可实际上只占其总成本的很小一部分.

额外的持续成本可能包括定制, 硬件, IT人员, 维护, 培训, 调优, 定制, 网络维护, 还有更多. 这意味着投资障碍要大得多. 云计算的成本完全从运营成本中扣除. 内部部署通常包括更大的运营成本和大量的资本支出投资.

6. 支持协议

一个好的支持协议将指定订阅时免费提供的支持级别. 它还将提供几个级别的额外支持. 如果对你来说访问美国很重要的话.S.的专家. 找出供应商的支持团队所在的位置.

询问一下你的支持团队也是一个好主意. 如有需要，会有会计专家和经验丰富的代表为你服务吗?

7. 服务水平协议

考虑到风险, 世界级的服务水平协议(SLA)是与云供应商打交道的必要条件. 使用云计算，您将更加依赖于供应商的支持. 如果遇到系统问题，您不能简单地走到大厅向IT部门寻求帮助.

确保您的供应商拥有适当的基础设施，以提供最佳的专业知识和响应能力. 一定要得到一个牢不可摧的、全面的SLA. 作为你们关系的基础，这份文件可以执行很多年. 这对于设定期望和使组织免受风险是至关重要的.

寻找那些不怕在他们的公共网站上发布12个月历史记录和当前系统状态的供应商的SLA透明度. 如果供应商没有公共系统状态网站，这应该是一个主要的危险信号. 他们可能无法完全掌控自己的业务.

7个SLA必备项

供应商的服务水平协议应该为这些性能指标指定奖励和惩罚，甚至更多. 确保你在书面上涵盖了以下方面.

1. 系统可用性

寻找能够承诺99%或更高可用性的供应商.

2. 灾难恢复

如果数据中心发生灾难，请确保在24小时内恢复. 数据丢失时间不应超过2小时.

3. 数据完整性和所有权

如果您决定离开您的云供应商，您应该能够从他们的系统中获取您的数据.

4. 支持响应

一般来说, 你的供应商应该对什么是高优先级是透明的, 中优先级, 优先级较低的问题. 他们应该能够在一到两个小时内响应高优先级的请求.

5. 升级程序

如果您有需要升级的支持案例, 提供明确的升级路径和联系人.

6. 维护通信

您的供应商应该让您知道何时进行定期的经常性维护活动. 如果任何维护活动预计需要比正常时间更长的时间，他们也应该发布特别通知.

7. 产品交流

您的供应商应承诺定期提供有关新产品特性和产品发布说明的更新.

买家注意

作为云解决方案的购买者，您在控制. 同样，云供应商必须每个月都为您赢得业务. 他们有动力超越最初的销售交易，专注于让你快乐的长期关系.

确保你明白你要为什么付钱以及什么时候付钱.

两点指导

1. 要小心高昂的预付折扣. 确保你的协议中包含了价格随时间上涨的上限，以此来保护自己.
2. 考虑所有变量以避免意外. 云应用的定价模式千差万别. 一些供应商收取一体化费用. 其他人可能会分解各种组件，如维护, 支持, 或者培训，然后加上超额费用. 这些费用将基于用户或交易的数量.

我们实施ERP的方法

在选择ERP软件时需要考虑很多因素. 让我们经验丰富的客户战略家和认证的ERP顾问帮助您找到适合您独特业务的合适方案.

您是否考虑过将ERP过渡到云计算的总体拥有成本(TCO)?

您的公司是否正在评估是否将您的ERP解决方案过渡到云还是留在本地? 您需要了解当前ERP解决方案的经济影响, 以及它在云中的样子.

总拥有成本是一种财务估计. 它决定了在整个系统生命周期中，投资相对于总成本的经济价值. TCO估计包括公司向云过渡的六个成本领域. 让我们深入研究云和内部部署之间的比较成本分析.